Ghid utilizare

Autentificare (acces in sistem)

autentificare

Accesul in NoviCar se face pe baza unui utilizator si a unei parole. Atat utilizatorul cat si parola sunt case sensitive (calculatorul va tine cont daca sunt scrise cu litere mici sau mari). Dupa introducerea utilizatorului si parolei se apasa butonul de Autentificare.

Utilizatorul implicit in NoviCar este admin, iar parola a

Odata utilizatorul autentificat in sistem, el va primi o serie de dreptul (access) la anumite module/meniuri din sistem. Fiecare utilizator are drepturile sale definite de catre un administrator al programului. Pentru mai multe detalii despre drepturi, rolurile utilizatorilor si profilele associate acestora, cititi sectiunea Roluri, Utilizatori, Profile.

schimbparola

Daca un utilizator doreste sa-si schimbe parola, o poate face din fereastra de autentificare, apasand Schimbare Parola Acces. Pentru a schimba parola trebuie sa completati utilizatorul, parola veche (cea pe care o detine in present), parola noua si sa confirmati parola noua introdusa. Dupa completarea acestor date, apasati Resetare Parola.

Mediul de lucru NoviCar (fereastra principala)

pagprincip

Fereastra principala este impartita in mai multe “zone” dupa cum urmeaza:

a) bara de stare, din care puteti obtine informatii despre tipul de licenta, denumirea C.A.R.-ului curent precum si utilizatorul autentificat la momentul respectiv.

Modulele (Situatie membrii, Contracte imprumut, Refinantare imprumuturi etc.) sunt prezente in partea de sus sub forma de pagini. La randul lor paginile contin mai multe meniuri cu privire la operatiile pe care le puteti face in program.

In partea din stanga sus aveti afisata optiunea cu privire la aspectul interfetei. Programul are o interfata moderna, bazata pe skin-uri.

In cazul in care aveti o configuratie hardware mai slaba (un calculator cu performante reduse, de exemplu aveti 512 Mb RAM) puteti selecta ca si aspect al interfetei, windows vechi. Programul va ajusta interfata in functie de performantele calculatorului dumneavoastra.

PARTICULARIZARE C.A.R.

  • Date generala C.A.R.

DateGenerale

Pentru a defini datele de identificare ale C.A.R.-ului dumneavostra, selectati din meniul Particularizare C.A.R., Date generale C.A.R. Pe langa date de identificare obisnuite, aveti posibilitatea sa definiti o sigla (personalizata) care va apare tiparita pe fiecare raport sau situatie. De asemenea, puteti configure antetul fiecarui raport sau situatii pe care o veti tipari ulterior.

  • Banca

Pentru a folosi Registrul Banca sau evidential alte operatii contabile, puteti defini conturile bancare cu care lucrati.

banca

Introduceti denumirea contului, banca la care aveti deschis acest cont, filiala si numarul contului in cauza. Puteti selecta daca este cont principal sau nu. Daca selectati aceasta optiune, afisarea Registrului Banca se va face implicit cu contul in cauza.

Puteti defini un numar nelimitat de conturi bancare sau banci.

  • Serii documente

Din meniul Particularizare C.A.R. aveti posibilitatea sa definiti serii pentru diferite module (contracte de imprumut, casierie, etc.), selectand Serii Numere Documente. Puteti adauga, modifica sau anula serii.

seriichit

La adaugarea, pe langa serie, trebuie sa introduceti numarul minim (numarul de pornire) si numarul maxim (numarul maxim pana la care doriti sa ajunga numaratoarea). De asemenea pentru fiecare utilizator din sistem se poate aloca o serie. Astfel, daca aveti mai multe casierii, respectiv casieri, puteti aloca pentru fiecare serii diferite.

Puteti aloca serii pentru diferite module, cum ar fi: Contracte de imprumut, Casierie, Somatii sau Retineri.

 Nu sunteti obligat sa definiti serii, programul va permite sa introduceti seriile pe care le doriti. Definierea de serii automata este o facilitate care va usureaza munca.

  • Date de identificare ale membrilor

Datele de identificare sunt acele “etichete” cu ajutorul carora descrieti fisa unui membru, de exemplu : cnp, adresa, nume, prenume, data nasterii, nr. carnet de pensie etc.

dateindentificare

Ficare fisa membru pe care o introduceti contine o serie de date de identificare. In functie de aceste date de identificare, puteti cauta sau extrage o serie de situatii statistice pentru memebrii din C.A.R.

Datele de identificare le puteti defini in functie de necesitati. Nu exista un numar limita.

Aceste date de identificare constau in identificarea fisei membru, girantului, utilizatorului etc. Este recomandat sa treceti ca date de indetificare numele, prenumele, adresa, CNP-ul. Datele enumerate mai sus sunt cele mai uzuale, sau de baza. Puteti defini orice data de identificare in functie de necesitate. De exemplu pentru fiecare membru puteti introduce pensia si nr. de carnet de pensie sau data inscrierii in C.A.R. Pentru un girant, de exemplu, puteti introduce salariul. In continuare vom descrie cum se defineste o data de identificare.

dateindetificare2

Fiecare data de identificare trebuie sa aiba o denumire. Denumirea este unica. De asemenea, trebuie sa selectati tipul datei de identificare. El poate fi :

a)      alfanumeric (puteti introduce si cifre si litere, de exemplu adresa) ;

b)      numeric decimal (puteti introduce numai cifre, de exemplu pensia) ;

c)      numeric intreg (puteti introduce numai numere intregi – numere fara virgula) ;

d)     data (puteti introduce data, de exemplu data nasterii);

e)      timp (puteti introduce ora);

f)       boolean (“adevarat” sau “fals” de exemplu puteti introduce daca membrul are sau nu carnet de pensie sau daca este sau nu pensionar)

In marea majoritate a cazurilor o sa folositi primul tip, cel Alfanumeric.

Fiecarei date de identificare ii puteti atasa o descriere pentru a o gasi mai usor atunci cand aveti un numar mai mare de date de identificare definit. Nu este obligatoriu de introdus descrierea.

Pentru datele de identificare care sunt de tipul numeric decimal (de exemplu sume) puteti introduce, daca doriti, o valoare minima si/sau o valoare maxima. Acest lucru va ajuta la introducerea de fise noi, programul va avertizeaza daca ati introdus o valoare sub cea minima sau peste cea maxima pentru acea data de identificare.

De exemplu pentru o data de identificare precum CNP-ul, puteti introduce o valoare maxima de 13 caractere. Programul va va avertiza daca introduceti mai multe sau mai putine caractere. Aceste verificari pe care le puteti defini va ajuta sa aveti o corectitudine mai mare a datelor.

dateindetificare3

Pentru anumite date de indetificare, daca doriti, puteti atasa o functie de veriticare. Programul va permite sa atasati urmatoarele functii de verificare :

a)      Verificare CNP (se va verifica automat codul numeric personal) ;

b)      Verificare CUI (se va verifica automat codul unic de inregistrare) ;

Valoarea implicita este “Fara functie de verificare”.

Este recomandat ca pentru CNP sa selectati functia de validare a CNP-ului.

Pentru fiecare data de identificarea aveti urmatoarele optiuni :

a)      Este obligatoriu de completat (selectand aceasta optiune, programul va va obliga sa completati acea data de identificare. De exemplu, daca selectati ca CNP-ul sa fie obligatoriu la completat, pentru fiecare fisa va trebui sa introduceti codul numeric personal) ;

b)      Este folosit la Fise Membrii (datele de identificare cu aceasta optiune vor apare doar pentru fisele membru)

c)      Este folosit la Giranti (datele de indentificare cu aceasta optiune vor aparea si la giranti) ;

dateindentificare4

d)  Este folosit la Utilizatori (datele de identificare cu aceasta optiune vor aparea si la utilizatorii programului. De exemplu, atunci cand introduceti un utilizator nou, si aveti

la CNP optiunea de mai sus selectata, programul va va obliga sa introduceti CNP-ul) ;

e) Este folosit la Clienti si Furnizori (datele de identificare cu aceasta optiune vor aparea si atunci cand veti defini un client si/sau furnizor) ;

f) Este camp unic (valorile pentru datele de identificare cu aceasta optiune vor fi unice. De exemplu, selectand CNP-ul ca data de identificare unica, programul va cauta de fiecare data cand introduceti o fisa membru daca CNP-ul introdus mai exista in baza de date) ;

g) Dezactivare parametru (aveti posibilitatea de dezactivati una sau mai multe date de identificare daca doriti sa nu le mai folositi);

Daca dezactivati o data de identificare, ea nu va mai aparea, in functie de modulul ales (fisa membru, girant, utilizator etc.) la introducere. De exemplu, daca pentru fisa membru ati definit CNP-ul ca data de identificare, iar apoi o dezactivati, nu veti mai putea introduce pentru fisele urmatoare CNP-ul.

h) Folosita la cautare (aveti posibilitatea de definiti ce date de identificare pot fi folosite la cautarea unei fise. Pentru mai multe detalii cititi sectiunea Cautare Avansata) ;

dateindentificare5

Ordonarea datelor de identificare presupune ordinea in care doriti ca ele sa apara pe formularul de introducere fie a fisei membru, fie a girantului, utilizatorului etc.

Ordinea se poate modifica prin utilizarea celor 2 butoane de “Sus” si “Jos”. De exemplu, daca doriti sa puneti CNP-ul ca fiind primul camp pe care doriti sa-l completati, trebuie sa apasati butonul “Sus” pana cand campul CNP este primul afisat in lista.

  • Filiale C.A.R.

Fisele membrilor sunt organizate pe filiale. Puteti crea un numar nelimitat de filiale in functie de necesitate. Filialele sunt prezentate in mod arborescent (sub forma unui arbore in care aveti una sau mai multe filiale parinte si copii sau ramurile anexate acestora). In figura de mai jos ramura parinte este Car demo (insusi C.A.R. pe care il definiti), iar ca si ramuri secundare avem Filiala Demo, Bacau, Onesti.

dateindentificare6

Avand aceasta structura arborescenta veti putea scoate o serie de rapoarte      pentru fiecare filiala in parte (de exemplu balanta). De asemenea veti putea defini drepturi de acces pentru utilizatori pe filiale (de exemplu drepturi de modificare ale fiselor membrilor, adaugare, etc.) Din aceasta fereastra puteti adauga filiale noi, modifica sau sterge filiale. De asemenea puteti tipari o serie de rapoarte configurabile sau exporta in excel filialele pe care le doriti.

dateindentificare7

Pentru a adauga un sector/filiala noua, selectati “Adauga Sector”.

dateindentificare8

In fereastra de mai sus mai intai selectati filiala parinte (adica filiala care va cuprinde una sau mai multe subfiliale). Este obligatoriu sa selectati filiala parinte.

Apoi introduceti denumirea filialei. Denumirea este obligatorie si trebuie sa fie unica. Programul va va avertiza daca denumirea nu este unica. Optional puteti introduce descrierea filialei. Nu uitati sa salvati apasand butonul “Salveaza Modificarile”.

Pentru a modifica o filiala, selectati modifica filiala, efectuati modificarile necesare, apoi salvati. Puteti muta oricand o filiala de la un parinte la un altul. De exemplu daca doriti sa mutati filiala “Onesti” ca subfiliala pentru “Filiala Demo”, selectati structura parinte  “Filiala Demo”.

filiale2

Pentru a sterge o filiala, selectati “Sterge sector”.   Daca sectorul este folosit (de exemplu daca ati introdus fise membru care au filiala in cauza, nu mai puteti sterge filiala.

  • FONDURI SI OPERATII MEMBRII C.A.R.

Din fereastra Fonduri si Operatii Memebrii C.A.R. puteti defini fondurile pe care le considerati necesare pentru buna functionare a C.A.R.-ului. Puteti adauga, modifica sau sterge un fond. Fiecare fond contine una sau mai multe operatii. De exemplu, fondul Contributii ajutor de deces contine 2 operatii, respective Incasare contributie si Retragere contributie. Puteti defini un sistem complex de fonduri si operatii, programul neavand restrictii in aceasta privinta. De asemenea, pentru fiecare operatie in parte puteti defini o serie de valori predefinite asa cum puteti observa in imaginea de mai sus. Operatiile predefinite va ajuta sa efectuati incasarile mult mai usor, programul completand automat valoarea acestora si asigura introducerea de date corecte, casierul neputand introduce alte valori eronate. Pentru mai multe detalii cititi Incasari si Plati.

fo1

  • Adauga/Modifica fond

Pentru a defini un nou fond trebuie sa completati denumirea acestuia. Optional puteti defini o serie de optiuni sau avertizari in functie de tipul fondului. De exemplu, pentru un fond anume puteti emite somatii sau efectua retineri. De asemenea, puteti defini care fonduri intra in calculul balantelor. Totodata puteti dezactiva un fond bifand optiunea Fond Nefolosit. Pentru un fond puteti bifa mai multe optiuni.

fo2

  • Operatii fonduri

fo3

Pentru fiecare fond in parte puteti defini un numar nelimitat de operatii. In exemplul de mai sus, fondul Imprumuturi Membrii contine 8 operatii dintre care doar 6 sunt active. Operatiile marcate cu rosu sunt dezactivate. Puteri anula atat fonduri cat si operatii. Pentru fiecare operatie trebuie sa introduceti denumirea acestia precum si tipul (incasare sau plata). Optional puteti introduce o valoare minima si/sau o valoare maxima. Valoarea minima si/sau maxima ajuta utilizatorul la introducerea de date corecte in sistem. Astfel, daca pentru o operatie precum Incasare cotizatie introuceti o valoare minima de 10 RON si o valoare maxima de 30 RON, utilizatorul nu va putea introduce o valoare peste cea maxima sau sub cea minima. De asemenea, daca bifati optiunea Operatie folosita lunar, in momentul in care efectuati o incasare, acea operatie va aparea automat in incasari, cu posibilitatea de a o adauga sau nu pe chitanta. Puteti ordona modul de afisare al operatiilor atunci cand efectuati o incasare prin utilizarea butoanelor de Sus si Jos. Daca este vorba de o operatie precum Rata imprumut sau orice tip de dobanda, in partea din dreapta vor aparea tipurile de operatii referitoare la dobanda. In cazul in care aveti de-a face cu o operatie strict de incasare, cum este cea de Incasare cotizatie membru, in partea dreapta se va afisa o fereastra cu valori predefinite. Asa cum am amintit mai sus, stabilirea unor valori predefinite va ajuta la o introducere mai corecta a datelor si la o modalitate de control in acelasi timp. De exemplu, pentru o operatie precum Incasare Cotizatie, puteti defini o serie de valori predefinite. Utilizatorul nu va putea introduce la incasare o valoare inafara celor specificate.

  • Utilizatori C.A.R.

Din aceasta fereastra puteti adauga utilizatorii care au acces la program (care se pot loga in program). Fiecarui uitlizator ii puteti delega drepturi bine definite de acces sau vizualizare a datelor. Adauga utilizator – adaugati un utilizator nou in sistem. Fiecare utilizator este unic, nu puteti avea 2 utilizatori identici. Programul va va avertiza daca exista utilizatori identici. Pentru a adauga un utilizator nou incepeti prin a completa numele si prenumele acestuia, iar apoi selectati rolul utilizatorului. Rolul utilizatorului este de fapt functia sau responsabilitatile pe care acesta le indeplineste. Astfel, un utilizator poate avea rolul de contabil (daca acesta indeplineste functia de contabil) sau casier sau orice alt rol pe care il definiti. Programul are o serie de roluri definite implicit (administrator, contabil, contabil sef, casierie etc.) dar aveti posibilitatea, in functie de necesitati, sa definiti orice alt rol doriti. Un utilizator poate avea doar un singur rol atasat. Fiecare utilizator are un nume de logon (un nume utilizat la accesul in sistem). In acest caz, numele este “victor” si o parola pe care o definiti atunci cand creati un utilizator. Parola este case sensitive (litere mici si/sau majuscule). Astfel daca parola este cu litere majuscule, iar utilizatorul introduce litere mici, accesul nu-i este permis). Acest lucru este valabil doar pentru parola de acces.

u1

Pentru fiecare utilizator, puteti introduce date de identificare, ca in cazul fiselor membru. Datele de identificare pentru utilizatori le puteti defini din meniul Particularizarea C.A.R., Date de Identificare. Pentru mai multe detalii vedeti Date de indetificare.

Actualizeaza utilizator – puteti modifica datele unui utilizator. Puteti modifica rolul, numele de logon si parola de acces precum si datele de identificare.

Anuleaza utilizator – daca doriti ca un utilizator sa nu mai folosesca programul, puteti anula utilizatorul in cauza. Odata anulat, utilizatorul nu mai poate avea acces la program..

Actualizeaza foto utilizator – daca doriti, pentru fiecare utilizator puteti anexa o fotografie. Selectati mai intai sursa de unde doriti sa preluati fotografia (poate sa fie un fisier salvat pe calculator in format .jpg sau puteti preluat fotografia pe loc, folosind o camera web. Daca selectati incarcarea unui fisier (optiune implicita) trebuie sa incarcati fisierul. Nu uitati sa salvati modificarile dupa incarcarea fisierului sau folosirea camerei web.

Actualizeaza observatii utilizator – daca doriti sa faceti anumite observatii pentru un utilizator, selectati operatia de mai sus. Completati observatiile pe care le considerati necesare, apoi apasati butonul de “Salveaza Modificarile”.

Acces filiale pe utilizator – daca doriti sa dati accesul la utilizatori pe filiale o puteti face din aceasta fereastra.

u2

Puteti selecta filialele la care un utilizator are acces, iar apoi apasati butonul “Salveaza Modificarile”. Daca un utilizator nu mai are acces la o filiala, el nu va putea adauga membrii pentru filiala respective, efectua incasari, efectua anumite operatii contabile pe fialiala, filialele respective. Daca doriti sa dati acces la mai multe filiale sau la toate filialele pentru un singur utilizator, apasati click-dreapta, iar apoi selectati una din optiunile din meniul flotant. Acelasi lucru este valabil si daca doriti sa luati accesul unui utilizator la una sau mai multe filiale.

Schimba parola utilizator – Introduceti mai intai parola vechi, iar apoi parola noua. Nu uitati sa confirmati parola noua. Apasati apoi butonul “Resetare Parola”.

Reseteaza parola utilizator – daca doriti sa resetati parola unui utilizator, selectati aceasta optiune. Veti primi un mesaj ca parola a fost resetata si schimbata cu 1234. Aceasta este noua parola pentru utilizatorul in cauza. Utilizatorul poate sa-si schimbe aceasta parola din fereastra de logare (acces in sistem).